Nếu như trước đây, lãnh đạo có thể trực tiếp họp bàn cùng nhân viên thì ngày nay, để thắt chặt mối quan hệ cùng cấp dưới, buộc phải tìm ra những phương thức mới. Để tăng cường việc lắng nghe tiếng nói của nhân viên, doanh nghiệp cũng có thể phân chia lao động thành các nhóm nhỏ, sau đó cho các nhóm này họp trực tuyến để cùng nhau bàn luận về kết quả, thống nhất ý kiến đóng góp và sau đó công khai các ý tưởng này trước toàn thể công ty. 

Khi hiệu quả làm việc từ xa gấp nhiều lần so với làm việc văn phòng

Làm việc từ xa – Remote working sẽ là xu hướng làm việc của tương lai với những lợi ích hiệu quả hơn, xanh hơn và dễ dàng hơn.

Việc này giúp cho nhân viên sắp xếp thời gian linh hoạt hơn, nhiều công ty đang triển khai các công cụ và phần mềm để thay thế cho việc phải đến gặp mặt trực tiếp tại văn phòng

Sau đây, TOPMOVE gợi ý những ứng dụng giúp doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa, cùng tham khảo danh sách công cụ/phần mềm sau nhé

Công cụ quản lý công việc dự án

1/ ProofHub

ProofHub là một phần mềm quản lý dự án trực tuyến được hàng trăm nhóm từ xa tin tưởng để chia sẻ  mọi thông tin, công việc trong một không gian cụ thể. Các thành viên trong nhóm có thể có các tương tác liền mạch với các đồng đội và khách hàng.

ProofHub đi kèm với rất nhiều tính năng như thảo luận, trò chuyện để chia sẻ phản hồi và quản lý dự án từ xa chỉ ở một vị trí trung tâm.

Dùng công cụ quản lý công việc tối ưu hiệu quả dự án

2/ SlimCRM

Đây là phần mềm được rất nhiều doanh nghiệp ưa thích vì có thể giúp họ tiết kiệm chi phí cho phép làm việc từ xa mà vẫn có thể trao đổi công việc với nhân viên trong team, chăm sóc khách hàng, cập nhật tức thì, theo dõi tài chính.

SlimCRM tạo thông báo khi quản lý giao việc cho thành viên trong team, tự động báo cáo tình trạng kết quả công việc, mọi người trong nhóm có thể trao đổi bình luận online dù không làm việc trực tiếp tại công ty

Đồng thời, nhân viên hỗ trợ các yêu cầu từ khách hàng tức thì, khách hàng cũng có thể xem thông tin dự án trực tiếp trên phần mềm

Hệ thống cập nhật thông tin ngay khi có sự biến đổi tài chính, cập nhật thu chi, thanh toán.

Hiện SlimCRM đã có app IOS và Android để khách hàng trải nghiệm sản phẩm toàn diện nhất.

3/ Basecamp

Basecamp là một lựa chọn phổ biến của các nhà quản lý, đội nhóm, freelancers và agency vì chức năng đơn giản, thiết kế gọn gàng và nhiều tính năng ưu việt. Đó là giải pháp giúp bạn quản lý dự án và giao tiếp với khách hàng tiện lợi

Nó cung cấp một loạt các tính năng và công cụ để chia sẻ ý tưởng, tổ chức các cuộc hội thoại trong cùng một không gian online.

Đồng thời, tuy nhiên cũng có một số hạn chế là: Không có khả năng lưu trữ chủ đề, không có nhiệm vụ, không phân cấp nhóm chuyên nghiệp, chỉ tích hợp bên ngoài, v.v.

Công cụ cộng tác nhóm – Lưu trữ Online

1/ Slack

Slack là một công cụ nhắn tin từ xa mà mọi người đều yêu thích. Cho phép bạn chia sẻ ý tưởng, nhận xét trong thời gian thực để mọi thứ diễn ra nhanh chóng. Bạn có thể có tất cả thông tin liên lạc nhóm dù đang ở nơi đâu khi có Slack. Khi các thành viên ở xa, họ có thể sử dụng các kênh Slack để nhắn tin và cộng tác tức thì.. Slack cung cấp các ứng dụng cho cả iOS và Android cho bạn các trải nghiệm tuyệt vời.

2/ Google Drive

Hẳn đây là công cụ quá quen rồi, nền tảng lưu trữ tất cả các tệp, tài liệu thông tin tập trung và an toàn.

Các nhân viên từ xa có thể lưu trữ và chia sẻ tài liệu, bảng tính và trình bày slide . Nó có thể được sử dụng để báo cáo về số liệu hàng tuần. Ngoài ra, các tệp Google Drive có thể được đồng bộ hóa trên các thiết bị, vì vậy các cá nhân có thể xem và cập nhật chúng từ mọi nơi.

3/ Dropbox

Dropbox là không gian làm việc hiện đại cung cấp các tính năng khác nhau để quản lý nhân viên từ xa. Nhân viên từ xa có thể dễ dàng đồng bộ hóa, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu. Hệ thống lưu trữ đám mây này có API rất hữu ích cho các cộng tác viên từ xa. Nó cho phép chia sẻ các tệp lớn - powerpoint, photoshop, phác thảo với bất kỳ ai.

Một trong những cách tốt nhất là đồng bộ hóa dữ liệu tới các dịch vụ lưu trữ đám mây trực tuyến

Công cụ tăng năng suất

1/ Todoist

Cung cấp tất cả các tính năng cốt lõi bao gồm các tác vụ, nhiệm vụ, cho phép bạn tạo dự án, thêm ghi chú và tải lên tệp, đặt lời nhắc, và biểu đồ năng suất.

2/ Team Work

Theo dõi công việc theo giờ giúp tăng năng suất của nhóm . Công cụ cho phép bạn lập hóa đơn tất cả thời gian và chi phí theo dõi. Bạn có thể tạo báo cáo thời gian tùy chỉnh về thời gian đăng nhập vào dự án. Xuất báo cáo và các mục nhật ký thời gian của bạn dưới dạng Excel, CSV hoặc PDF.

3/ Hub Staff

Bạn có thể theo dõi những nhiệm vụ nhân viên đang làm trong một thời gian nhất định. Các tính năng khác bắt mắt bao gồm bảng chấm công trực tuyến, lập lịch cho nhân viên, ghi lại màn hình, giám sát nhân viên, phần mềm tính lương, theo dõi GPS, lập hóa đơn trực tuyến và lập ngân sách dự án, và nhiều hơn nữa.

Bí quyết để nhân viên tăng năng suất làm việc tại nhà

Tạo cuộc gọi video và chia sẻ màn hình

1/ Appear.in

Appear.in cho phép các nhóm từ xa làm việc hiệu quả với sự hợp tác video dễ dàng. Các đội chỉ cần tạo một liên kết , chia sẻ liên kết qua email hoặc chat.

Các tính năng khác :

·       Không cần đăng ký hoặc tải xuống

·       Cuộc trò chuyện video nhóm

·       Chia sẻ màn hình đơn giản

·       Tham gia từ bất kỳ thiết bị nào

2/ Zoom

Zoom là công cụ hội thoại trực tuyến, gần giống như Skype nhưng bạn không cần phải vào các nhóm chat mới gọi điện được nên dễ dùng hơn. Tất cả những gì bạn cần là một đường link Zoom hoặc một mã Zoom ID để tham gia vào cuộc họp online.

Gói miễn phí cho phép:

·       Tạo cuộc gọi nhóm tối đa 100 người

·       Nếu chỉ gọi cho 1 người thì không giới hạn thời gian

·       Nếu gọi nhóm thì giới hạn 40 phút cho mỗi lần gọi, bị ngắt xong có thể gọi lại

Các tính năng khác:

·       Tốc độ gọi video tốt, hình ảnh rõ ràng, tiếng rất tốt, phần này thì ngang và thậm chí hơn Skype

·       Có đầy đủ công cụ chat, chia sẻ file

·       Hỗ trợ chia sẻ màn hình của bạn cho những người khác xem. Có thể share cả màn hình, hoặc share chỉ 1 cửa sổ duy nhất

·       Hỗ trợ chia sẻ các app trên iPhone, iPad luôn, chứ không chỉ trên máy tính

·       Hỗ trợ kiểm soát chuột, bàn phím của người khác, kiểu như hỗ trợ sửa máy từ xa chẳng hạn

·       Có Zoom trên di động để tham gia họp ngay cả khi bạn đang ở ngoài đường

·       Mỗi link Zoom có thể đặt password để người lạ không vào được

 Chia sẻ màn hình của bạn với các đồng nghiệp để tăng cường hiệu quả giao tiếp và cộng tác

Ngoài ra một số công cụ hỗ trợ khác bạn có thể tham khảo thêm để nâng cao hiệu suất làm việc:

- Ghi chú công việc: Evernote,

- Khen thưởng nhân viên: Wooboard

- Làm việc theo nhóm: Time doctor, trello

- Ghi nhận phản hồi nhanh chóng: Chimp or Champ

- Quản lý bài đăng trên mạng xã hội: Hootsuite

Với các công cụ trên, công việc của bạn cùng đội ngũ công ty vẫn diễn ra suôn sẻ dù làm việc từ xa tại nhà. Việc trao đổi và truyền tải dữ liệu hay tài liệu không bị gián đoạn theo khoảng cách hay thiết bị. Hy vọng bài sưu tầm này của TOPMOVE có thể mang lại giá trị hữu ích giúp ổn định hơn quy trình làm việc tại nhà của team nhé!

Topmove sưu tầm bài viết này từ nhiều nguồn.