Bật mí phương pháp quản lý đơn hàng hiệu quả
Phương pháp quản lý đơn hàng là một trong những phần quan trọng của bất cứ đơn vị kinh doanh nào. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp cho đơn hàng và việc quản lý hiệu quả hơn hãy tham khảo ngay những thông tin dưới đây nhé.
Tại sao cần quản lý đơn hàng?
Việc quản lý đơn hàng là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp, các chủ shop phải đau đầu. Nếu có thể quản lý được một cách nhanh chóng và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng vận chuyển hàng hóa và các khâu khác cũng được tối ưu hơn nhiều.
Quản lý đơn hàng trong kinh doanh là quy trình từ khi tạo đơn đến khi vận chuyển đến tay khách hàng. Khi đơn hàng hoàn thành mới kết thúc một chu trình quản lý đơn vận. Trên thực tế, quá trình này còn phát sinh đến tận sau khi giao hàng có khách, nếu hàng hóa có vấn đề còn cần phải thực hiện đổi trả cho khách hàng. Quản lý đơn hàng rất quan trọng và ảnh hưởng nhiều tới quá trình bán hàng và phân phối hàng hóa.
Phương pháp quản lý đơn hàng phải đảm bảo sự hiệu quả. Đây không chỉ là giai đoạn cuối trong quy trình bán hàng mà còn phải đảm bảo các yếu tố liên quan như lượng hàng tồn kho, khả năng bán, yếu tố vận chuyển…
Cần phải quản lý đơn hàng bởi nó ảnh hưởng lớn đến mối quan hệ của các khâu khác. Nếu các doanh nghiệp muốn tăng doanh thu thì cần phải tối ưu quy trình. Từ đó, cần có phương pháp quản lý đơn hàng phù hợp.
Quy trình quản lý đơn hàng tiêu chuẩn
Phương pháp quản lý đơn hàng được thực hiện theo quy trình các bước dưới đây:
Nhận thông tin và kiểm tra hàng hóa
Khi nhận được bất cứ đơn đặt hàng nào, điều đầu tiên mà các doanh nghiệp cần kiểm tra đó là lượng tồn kho của sản phẩm. Khách hàng đặt trực tuyến sẽ không thể biết được hàng hóa còn bao nhiêu, số lượng ra sao. Do đó, kiểm tra lại lượng hàng hóa giúp đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Đặc biệt, các doanh nghiệp thường kinh doanh trên nhiều kênh, do đó, lượng hàng hóa được đặt cũng khác nhau, dẫn tới tồn khó luôn có sự thay đổi. Nếu sản phẩm hết hàng, đơn vị kinh doanh cần có phương án thay thế, liên hệ lại với khách hàng để hướng khách hàng đến các sản phẩm tương tự, hoặc thực hiện đặt hàng từ nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu khách hàng hay thương lượng với khách.
Tiếp nhận đơn hàng
Sau khi kiểm tra đơn hàng, chủ shop, doanh nghiệp cần tìm hiểu về các thông tin cơ bản của khách hàng. Cần biết tên khách hàng, sản phẩm khách mua, số lượng mua, địa chỉ nhận hàng, số tiền thanh toán, thời gian giao nhận và các ghi chú của khách hàng (nếu có).
Tiếp nhận đơn hàng giúp xác định lại một lần nữa thông tin khách hàng. Đảm bảo các thông tin chính xác giúp các quy trình sau đó thuận lợi và tránh gặp sai sót.
Đẩy đơn hàng lên hệ thống
Phương pháp quản lý đơn hàng cần được áp dụng là đẩy đơn hàng lên hệ thống. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những hệ thống quản lý riêng. Có thể làm thủ công với Excel đối với quy mô nhỏ hoặc các doanh nghiệp lớn có thể sử dụng những phần mềm chuyên dụng. Giai đoạn này được thực hiện nhờ các thông tin đã tìm hiểu trước đó và xác nhận với khách hàng. Các nhân viên kho sẽ thực hiện đưa sản phẩm đến chính xác người mua hàng.
Đóng gói và vận chuyển
Đây là một trong những bước gần hoàn thiện trong chu trình quản lý một đơn hàng. Hàng hóa được đóng gói ở khu vực khó và giao cho khách. Các mặt hàng sẽ được đóng gói đúng với quy cách của các doanh nghiệp, các shop. Sử dụng các vật liệu an toàn và phù hợp như thùng bìa carton, pallet…
Vận chuyển các hàng hóa dễ vỡ cần được bọc gói cẩn thận trong các màng bọc chống sốc để tránh bị hư hại. Việc đóng gói và cân hàng cũng cần tuân thủ theo kích thước phù hợp.
Lên phiếu xuất kho
Phương pháp quản lý đơn hàng phải đảm bảo có phiếu xuất kho, đảm bảo hàng hóa đã được rời khỏi kho bãi để vận chuyển đến phía khách hàng. Nhân viên giao nhận hàng hóa sẽ giao hàng theo địa chỉ đã được in ấn. Bên cạnh đó, các trạng thái đơn hàng cũng cần được cập nhật trên hệ thống để đảm bảo quản lý tốt hơn.
Ngoài ra, sau khi thực hiện giao nhận hàng, các đơn vị còn phải hỗ trợ sau bán hàng, ghi nhận tình trạng gửi trả hàng nếu có phát sinh.
Cách quản lý đơn hàng hiệu quả
Phương pháp quản lý đơn hàng hiệu quả và chuyên nghiệp là sử dụng hệ thống quản lý đơn kết hợp với vận chuyển hàng hóa. Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống riêng lẻ để phân phối và quản lý đơn hàng. Tuy nhiên, với hệ thống tổng hợp giúp lưu trữ thông tin đầy đủ, đảm bảo an toàn, tiện ích.
Sử dụng phương pháp quản lý đơn hàng là sử dụng phần mềm doanh nghiệp giúp theo dõi và quản lý hành trình đơn hàng.
Phần mềm tối ưu quản lý đơn hàng là sự lựa chọn tuyệt vời mà bạn nên tận dụng. Với hệ thống quản lý đơn tiện ích, theo dõi tình trạng đơn hàng, các trạng thái đơn được cập nhật liên tục. Hệ thống được quản lý tự động, rõ ràng, có thể trích xuất dữ liệu nhanh chóng.
Phương pháp quản lý đơn hàng giúp ích rất lớn cho các đơn vị kinh doanh, các chủ shop, doanh nghiệp.
Giúp quản lý đơn hàng, đảm bảo tồn kho và quản lý hàng hóa hiệu quả. Nhờ phần mềm quản lý đơn hàng, các chủ shop, chủ đơn vị kinh doanh có thể chủ động tạo danh sách hàng hóa, các phiếu đóng gói hàng, đơn vận tới địa chỉ của khách hàng.
Hệ thống giúp quản lý tồn kho tiện ích. Không cần mất nhiều thời gian kiểm đếm hàng hóa, các thông tin được cập nhật liên tục giúp bạn biết được hàng hóa tồn đọng trong kho còn bao nhiêu và thực hiện lên các đơn hàng tiếp theo hoặc dự trù tồn kho mới cho hàng hóa đó.
Hệ thống giúp theo dõi quá trình xử lý đơn hàng một cách tối ưu. Doanh nghiệp có thể theo dõi qua hệ thống để biết được hàng hóa đang ở vị trí nào và đã đến được tay khách hàng hay chưa. Từ đó giúp vận chuyển hàng hóa và xử lý lưu thông hàng hóa nhanh, đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Tối ưu thời gian hoạt động khi lựa chọn phương pháp quản lý đơn hàng với hệ thống phần mềm thông minh.
Nên chọn hệ thống quản lý nào hiệu quả?
Nếu bạn đang cần lựa chọn phương pháp quản lý đơn hàng an toàn, đáng tin cậy, hãy lựa chọn ngay Topmove.vn. Đơn vị cung cấp phần mềm vận chuyển giúp tối ưu tiện ích cho doanh nghiệp.
Topmove.vn liên kết các đơn vị vận chuyển hàng đầu Việt Nam với mức chi phí hợp lý. Hệ thống giúp các chủ shop lên đơn, hỗ trợ vận chuyển và thu phí COD tận nơi. Hệ thống là sự lựa chọn tin cậy giúp khách hàng và các chủ shop an tâm hơn. Đơn vị vận chuyển hàng đầu với chi phí tiết kiệm được gợi ý để các shop tìm kiếm. Dịch vụ nhanh chóng, tiện ích giúp đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho khách hàng. Như vậy, đến với Topmove.vn, bạn sẽ nhận được tiện ích tuyệt vời.